Dofinansowanie środków chłonnych z e-potwierdzeniem zlecenia i e-zleceniem

Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje, które pozwolą pozyskać wiedzę oraz ułatwią realizację zleceń na wyroby medyczne TENA:

1. Droga pacjenta do pozyskania zlecenia
2. Platforma do realizacji zleceń eZWM
3. Wystawianie i weryfikacja zleceń
4. Realizacja zlecenia
5. Wzór zlecenia
6. E-zlecenie

Krok 1.

Od 1 stycznia 2020 r. wszystkie zlecenia są wystawiane i realizowane przy pomocy platformy eZWM – jest to bezpłatnie udostępniona przez NFZ centralna aplikacja internetowa.

Platforma e-ZWM dostępna jest tutaj. 

W ramach aplikacji realizowane są procesy:

• Wystawienie zlecenia
• Przekazanie zlecenia do weryfikacji OW NFZ
• Pobranie wyniku weryfikacji z NFZ
• Wydruk zlecenia zaopatrzenia
• Pobranie zlecenia zaopatrzenia do realizacji
• Aktualizacja danych dofinansowania wg uprawnień pacjenta na dzień przyjęcia do realizacji
• Rejestracja realizacji zlecenia zaopatrzenia

Dostęp do aplikacji eZWM bazuje na kontach do SZOI lub PORTALU Świadczeniodawcy. W praktyce oznacza to, że aby stworzyć dostęp do eZWM należy wejść na SZOI lub PORTAL Świadczeniodawcy i tam utworzyć dostęp do eZWM. Każda apteka musi to zrobić samodzielnie na swoim koncie.

PORTAL ŚWIADCZENIODAWCY:

Woj. (Dolnośląskie, Lubuskie, Łódzkie, Małopolskie, Opolskie, Podkarpackie, Pomorskie, Śląskie)

Krok 1

Należy zalogować się do Portalu Świaczeniodawcy, przejść na dół strony i odnaleźć: Administracja i Opcje kliknąć w: Administracja Prawami Dostępu → następnie Dodawanie użytkownika → Uzupełniamy wszystkie wymagane pola i nadajemy hasło, zaznaczamy uprawnienia Administrator → zaznaczamy zgodę → klikamy dodaj → pojawia się zielony komunikat informujący o dodaniu nowego użytkownika.

Krok 2

Klikamy na górze strony w listę użytkowników → przenosimy się do widoku z listą użytkowników i na dole strony odnajdujemy stworzonego przez nas użytkownika → klikamy w nazwę użytkownika (identyfikator)

→ rozwija się lista różnych uprawnień → przechodzimy na dół strony i zaznaczamy → uprawnienia dostępowe do eZWM.

• W ten sposób utworzyliśmy użytkownika dostępowego do eZWM o uprawnieniach administratora. Do każdego konta musi być dodany minimum jeden użytkownik z uprawnieniami administratora. Pozostali użytkownicy mogą być dodani z pominięciem uprawnień administracyjnych.

• Jeżeli dodamy użytkownika z uprawnieniami administratora – należy pamiętać, że ustalone dla niego hasło może spowodować zmianę hasła również do Portalu Świadczeniodawcy.

SZOI:

Woj. Kujawsko-Pomorskie, Lubelskie, Mazowieckie, Podlaskie, Świętokrzyskie, Warmińsko-Mazurskie, Wielkopolskie, Zachodniopomorskie

Operacje na SZOI 

Krok 1

Należy zalogować się do SZOI → przejść do zakładki Administrator (u góry po prawej stronie) → kliknąć w Zarządzanie operatorami → dodawanie operatora → w tym miejscu należy uzupełnić wymagane dane → klikamy Zatwierdź

Krok 2

Wracamy ponownie do zakładki Administrator (u góry po prawej stronie) → Zarządzanie systemami centralnymi→ (rozwija się drzewko) klikamy → ZZ → Dodawanie uprawnień administratora → klikamy na słownik (ikonka po prawej stronie) → pojawia się lista operatorów – poprzez kliknięcie w nazwę wybieramy tego, którego utworzyliśmy → wyskakuje komunikat, operacja została dodana pomyślnie → klikamy OK

• W ten sposób utworzyliśmy użytkownika dostępowego do eZWM o uprawnieniach administratora.

Do każdego konta musi być dodany minimum jeden użytkownik z uprawnieniami administratora.

• Jeżeli chcemy dodać konto, które nie będzie administracyjne, a uprawnione do logowania do eZWM wówczas pomijamy krok 2 dotyczący dodawania uprawnień administratora. Wykonujemy tylko krok 1 dodawanie operatora. 

Operacje na eZWM 

Uprawnienia do realizacji dla operatora należy dodać po zalogowaniu się danymi Administratora do aplikacji eZWM, wchodząc w zakładkę Administracja > Operatorzy > uprawnienia (kolumna „Operacje”), następnie zaznaczając znak przy „Praca z modułem użytkownika” i zatwierdź. 

Po dokonaniu powyższych czynności konto operatora otrzyma funkcjonalność poprawnego logowania się i korzystania z aplikacji eZWM.

Zlecenie jest potwierdzane i weryfikowane podczas wizyty pacjenta u osoby uprawnionej do wystawienia zlecenia (lub w trakcie teleporady). Weryfikacja zlecenia i potwierdzenie posiadania prawa do świadczeń opieki zdrowotnej, odbywają się za pośrednictwem serwisów internetowych Funduszu, który dokonuje:

Tylko w sytuacji braku dostępu do serwisów internetowych weryfikacja zlecenia i potwierdzenie posiadania prawa do świadczeń opieki zdrowotnej na etapie wystawiania zlecenia są dokonywane w siedzibie wybranego przez pacjenta oddziału wojewódzkiego Funduszu lub za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub innych systemów łączności drogą elektroniczną (np. skan/email/fax).

• eWUŚ
• Oświadczenie pacjenta
• Inne dokumenty potwierdzające uprawnienia

Weryfikacja zlecenia polega na:
• Sprawdzeniu, czy pacjentowi należy się dany wyrób medyczny
• Wyznaczeniu kodu wyrobu (Y.06.01.00, Y.06.01.01)
• Wyznaczeniu limitu cenowego i ilościowego

Zlecenie ma nadawany automatycznie unikatowy identyfikator. Identyfikator dla zleceń papierowych pozostaje w obecnym kształcie (W-RR-NNNNNNNNN-K). Dla zleceń wystawianych elektronicznie posiada nowy format składający się z 19 lub 20 znaków (5-XXXXXXXX-XXXXXXXX). Nadawany jest niezależnie od wyniku weryfikacji zlecenia w NFZ i widoczny na formularzu zlecenia zaopatrzenia w postaci ciągu znaków oraz kodu kreskowego.

Zasady ogólne

Realizacja zlecenia rozpoczyna się z dniem przyjęcia przez aptekę lub sklep medyczny zlecenia do realizacji, a kończy z dniem wydania wyrobu medycznego.

Zgodnie z ustawą o przyjęciu zlecenia do realizacji apteka/sklep medyczny informuje Narodowy Fundusz Zdrowia za pośrednictwem serwisów internetowych lub usług informatycznych Funduszu (platforma eZWM), a w przypadku braku dostępu do nich – niezwłocznie po usunięciu tej przeszkody. Oznacza to, że każde zlecenie musi być odnotowane w systemie. System zawiera możliwość wprowadzenia zlecenia wstecznie. Nie ma możliwości realizacji nowych zleceń tylko na papierze z pominięciem systemu eZWM. Należy pamiętać, że przyjęcie do realizacji zlecenia może nastąpić wyłącznie w przypadku wcześniejszej pozytywnej weryfikacji zlecenia.

Apteka/sklep medyczny, który przyjął do realizacji zlecenie, jest zobowiązany do sprawdzenia:

Weryfikacja uprawnień dodatkowych

• Jeżeli pacjent przedstawi, że posiada uprawnienia dodatkowe należy te dane zaktualizować w systemie i ustalić odpowiednio limit.
• Jeżeli upłynęła już data ważności dokumentu na podstawie, której pacjent miał potwierdzone zlecenie z uprawnieniami dodatkowymi również należy zaktualizować dane i limit.
• Zlecenie może zostać zrealizowane z uwzględnieniem uprawnień dodatkowych tylko, do dnia upływu wskazanego na zleceniu terminu ważności dokumentu potwierdzającego te uprawnienia.

Zmiana limitu

• W przypadku, kiedy apteka lub sklep medyczny dokona zmiany limitu niezgodnie ze stanem faktycznym i prawnym i pobierze w ten sposób należność od pacjenta – jest zobowąizana zwrócić Funduszowi różnicę kwoty.  
• W przypadku zaniechania przez aptekę lub sklep medyczny zmiany limitu na zgodny ze stanem faktycznym i prawnym i pobrania należności niezgodnie z poprawnym limitem – jest zobowiązana zwrócić Funduszowi różnicę kwoty.

Okresy realizacji zleceń

Zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne przysługujące comiesięcznie, w tym ich kontynuacja, mogą być realizowane częściami obejmującymi okresy nie krótsze niż miesiąc i nie dłuższe niż 6 miesięcy.

Dodatkowo zlecenia w formie e-potwierdzenia nie tracą swojej ważności w związku z wejściem od 1 października 2024 r. e-zlecenia i będą funkcjonować do końca okresu, na jaki zostały wystawione. 

Blokada realizacji zlecenia

Apteka lub sklep medyczny odznacza w systemie pobranie zlecenia do realizacji i tym samym blokuje w bieżącym miesiącu możliwość realizacji tego zlecenia w innym miejscu realizacji i innej umowie. Oznacza to, że w przypadku próby pobrania ponownie tego samego zlecenia w systemie pojawi się komunikat o blokadzie.

W związku z opublikowaniem Rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne oraz zlecenia naprawy wyrobu medycznego, wprowadzono nowe wzory zlecenia i zlecenia naprawy, które obowiązują od 1 lipca 2023 r.

Najważniejsze zmiany we wzorze zlecenia obejmują:

1. brak konieczności podpisywania III i IV części przez realizatora,

2. zmianę nazwy pola Unikalny numer identyfikacyjny na Identyfikator zlecenia. Identyfikator zlecenia dla zleceń papierowych pozostanie w obecnym kształcie. Dla e-zleceń posiada nowy format składający się z 19 lub 20 znaków, zaczynający się od cyfry 5.

3. konieczność wskazania rodzaju i numeru dokumentu uprawniającego pacjenta do uzyskania świadczeń opieki zdrowotnej w każdym przypadku, w którym potwierdzenie prawa do świadczeń następuje w sposób inny niż za pośrednictwem systemu Elektronicznej Weryfikacji Uprawnień Świadczeniobiorców (eWUŚ),

4. obowiązek wpisania uzasadnienia medycznego w zakresie przyznania większej liczby sztuk wyrobu medycznego w przypadku uprawnienia dodatkowego 47ZN, 47DN albo 47ZDN, o którym mowa w art. 47 ust. 1a i 1b ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych,

5. zmianę nazwy pola IV.A.3 Wytwórca, model, nazwa handlowa i numer seryjny na Producent, model, nazwa handlowa i kod UDI. Podanie kodu UDI jest obowiązkowe. W przypadku braku kodu UDI należy wskazać numer seryjny albo inny numer lub równoważny symbol jednoznacznie identyfikujący wyrób medyczny (np. numer EAN znajdujący się na opakowaniu).

Zlecenie składa się z czterech części.

CZĘŚĆ I
Uzupełniana przez osobę uprawnioną do wystawienia zlecenia

Z dniem 1 lipca 2023 została uruchomiona funkcjonalność umożliwiająca wystawianie zleceń na zaopatrzenie w wyroby medyczne i zleceń naprawy wyrobu medycznego w postaci elektronicznej (e-zlecenia).